Apostille for China · 海牙認證指南

公司註冊文件辦理海牙認證：簽發機關、文件版本與收件要求怎麼核對

將註冊證明、章程副本、董事會決議和授權文件逐份分類，才能確定各自的 Apostille 路徑。

「公司文件」必須拆成具體名稱

公司註冊證明、Certificate of Good Standing、章程認證副本、董事會決議和授權書來源不同。中國接收單位只寫「公司文件」時，應進一步確認需要哪一份、是否要求近期簽發、是否需要顯示登記狀態。

政府文件與內部文件走法不同

州務卿簽發的註冊或存續證明屬於政府記錄，通常依據公司註冊州判斷 Apostille 機關。董事會決議、授權書等內部簽署資料可能先需要公證。不能把公司印章當作政府簽發印章，也不能拿商業資料庫截圖代替正式文件。

建立一張文件控製表

• 文件英文全名與中文用途；
• 簽發機構或簽字人；
• 註冊州、簽發日期和實體編號；
• 原件、認證副本或私人簽署；
• 接收方對日期、訂書、翻譯和私人裝訂；

多人簽署時逐次確認

一份公司決議可能包含董事、秘書、公證員等不同簽名。 Apostille 對應哪一個簽名，應依文件結構和主管機關要求判斷。若簽署人沒有職銜、日期或授權依據，先補正文件，不要急於寄件。

完成後的品質檢查

核對 Apostille 是否附在正確文件上，公司名稱和編號是否一致，譯文是否覆蓋所有頁，以及不同文件的日期是否相互矛盾。涉及股權、交易、訴訟或稅務效力時，相應專業人士應審查實體內容。