Apostille for China · 海牙认证指南

美国文件办海牙认证前，怎样判断是州级文件还是联邦文件

办理机关由文件签发主体决定，而不是由申请人的居住州、寄件地址或最终使用地点决定。

判断入口：文件由谁签发

查看文件抬头、签字人职务、印章和签发机构。州卫生部门、县书记官、州法院或州公证员体系的文件通常属于州级路径；FBI、美国联邦机构或美国领事官员签发的文件通常属于联邦路径。

常见州级文件

• 州或地方生命记录部门签发的出生、结婚、死亡记录；
• 州法院签发的离婚判决或其他法院副本；
• 州务卿签发的公司注册或存续证明；
• 在某州公证的授权书、声明书和学校证明。

常见联邦文件

• 带 FBI 官员签名和水印的身份历史摘要；
• 符合要求的美国联邦机构文件；
• 美国领事官员签发的 CRBA 等领事记录；
• 部分联邦法院文件，但应先确认法院书记官的前置要求。

三个容易误判的场景

住在纽约不代表加州出生证由纽约办理；文件在中国使用不代表由中国机关签发 Apostille；在美国完成公证的译文也不会把联邦原件变成州文件。无法判断时，应先发送完整扫描件进行预审，不要先寄原件。